CONTRATACIÓN PÚBLICA

¿QUÉ ES LA CONTRATACIÓN PÚBLICA?

"Procedimiento a través del cual un ente que pertenece al ámbito público selecciona a una persona, con independencia sea física o jurídica, para llevar a cabo la ejecución de una obra, la prestación de un servicio o, en su defecto, el suministro de un bien, todo ello destinado a la satisfacción de una finalidad pública." (Machado, 2019) 

Para entender el proceso de contratación pública se debe conocer los requisitos habilitantes que los oferentes, o las empresas que deseen participar en procesos de contratación deben cumplir.

1. REQUISITOS HABILITANTES

Para una persona jurídica o natural contratar con el Estado debe tener en cuenta que como mínimo debe cumplir con los siguientes requisitos.

1. Ser un empresario: Estar inscrito en el Registro mercantil, estar inscrito en el Registro Único Tributario (RUT), cumplir obligaciones de nómina de la empresa.
2. Estar inscrito en el Registro Único de Proponente (RUP): Se debe actualizar cada año, en el caso de recibir una sanción durante el desarrollo de un proyecto con una entidad estatal, esta se verá reflejada en el RUP registrado.
3. No tener inhabilidades ni incompatibilidades:

3.1. Inhabilidad: Se entiende por inhabilidad, aquella restricción de carácter general (no puede contratar con ninguna entidad pública) que imposibilita la participación en el proceso de contratación y la suscripción de su contrato correspondiente. Estarán inhabilitados para contratar con el Estado;

• Los servidores públicos
• Quienes sean sancionados disciplinariamente por destitución
• Las personas que hayan financiado campañas políticas a la Presidencia de la República, a las gobernaciones o a las alcaldías con aportes superiores al 2,5% de las sumas máximas a invertir por los candidatos.

3.2. Incompatibilidad: Aquella prohibición de contratar pero de carácter particular, donde la cercanía de determinadas situaciones pueden afectar el desarrollo del proceso de contratación.

• Existirá restricciones de contratar con el municipio si una persona es hijo del alcalde, pero su restricción solo será con ese municipio determinado, no con las demás entidades públicas.
• Quienes sean cónyuges o compañeros permanentes
• Quienes fueron miembros de la junta o consejo directivo o servidores públicos de la Entidad Estatal contratante, entre otras. (Ministerio de Comercio, Industria y Turismo)

2. MODALIDADES DE SELECCIÓN

2.1. Licitación pública

Consiste en una convocatoria del Estado para que personas en igualdad de condiciones e interesados, hagan sus ofertas para ser elegidos. La entidad estatal convoca de forma abierta y pública, para que se presenten ofertas y se seleccione entre ellas la más favorable a sus intereses, salvo que el contrato a celebrarse encaje en algunas de las excepciones regidas por las demás modalidades. Su duración es de aproximadamente 3 meses.

Es también conocida como la modalidad por excelencia de la contratación, al ser la más utilizada. Es para todos aquellos bienes y servicios que no están incluidos en otras modalidades de contratación. Los criterios de evaluación a tener en cuenta al escoger la mejor propuesta serán el precio y la calidad.

2.2. Concurso de méritos

Esta modalidad está prevista para proyectos y se utiliza un sistema de concurso abierto o de precalificación para obtener el contrato. Es una convocatoria pública que se adelanta para contratar los servicios de consultoría, estudios y diseños.

Los criterios de evaluación son la experiencia y la calidad. Ejemplos son los cargos de carrera administrativa.

2.3. Selección abreviada

Corresponde a casos especiales de contratación, dadas las condiciones, o el dinero o la dificultad del contrato. Por lo general esta modalidad es utilizada para adquisición de suministros uniformes.

La entidad formula públicamente una convocatoria para que en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y se seleccione entre ellas la más favorable. Tiene una duración aproximada de 2 meses, y se utiliza cuando se encontre en algunas de las siguientes causales. 

• Contratación de menor cuantía, conforme al presupuesto anual de la entidad contratante.
• 
  La adquisición o suministro de bienes y servicios de características uniformes y de común utilización
• Contratos para la prestación de servicios de salud.
• Contratación como proceso que se abre una vez se ha debido declarar desierta una licitación pública
• Enajenación de bienes del Estado.
• Los contratos que celebren las Empresas Industriales y Comerciales Estatales y de las Sociedades de Economía Mixta.
• La contratación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y la seguridad nacional.

Sus criterios de evaluación son el precio y la calidad

2.4. Contratación directa

Es una modalidad que ocurre solo en caso de urgencia, cuando no hay pluralidad de oferentes en el mercado. Su uso es únicamente para casos especiales, pues no se requiere adelantar un proceso de selección por convocatoria pública. La entidad estatal debe plasmar en la plataforma del SECOP las justificaciones que lo llevan a contratar directamente con cierta entidad, dado el riesgo de corrupción al ser una modalidad de contratación cerrada y directa. Se da en casos de:

• Urgencia manifiesta
• Contratos interadministrativos
• Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas
• Cuando no hay pluralidad de oferentes en el mercado

Su criterio de evaluación es que la entidad cumpla las expectativas.

2.5. Mínima cuantía

Es utilizado para las adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía de la entidad contratante, independiente de su objeto.

Cada entidad estatal tiene un presupuesto, y actualmente hay 5 categorías de presupuestos, los cuales están expresados en la tabla 1, en Salarios Mínimos Legales Mensual Vigente (SMLMV).

Tabla 1. Presupuestos Anuales de las Entidades Estatales.

Hay que tener en cuenta que se tienen 2 cuantías; la menor cuantía y la mínima cuantía.

La menor cuantía: Se utiliza para contratos que tengan un valor igual o menor a los que se encuentran en la segunda columna de la tabla 1, estos se realizan por medio de la modalidad de selección abreviada.

Mínima cuantía: Es el 10% de la menor cuantía, cuando se van a llevar a cabo proyectos, obras, suministrar bienes o prestar servicios, que se encuentren en la columna 3 de la tabla 1, se contratará por esta modalidad de mínima cuantía. En este caso solo se necesitará la carta de aceptación, dado que valida inmediatamente el contrato.

IMPORTANTE: Los contratos deben ser por escrito en todas las modalidades de contratación, para que esté legalmente sustentado, excepto en la modalidad de la mínima cuantía (la carta de aceptación es válida como contrato). Dado que cuando se escoge la persona natural o jurídica que va desarrollar el contrato, se deben ingresar sus datos al SIGEP (Sistema de Información y Gestión para el Empleo Público), adjuntando además su hoja de vida y su información, la cual debe ser pública.

Después de verificar las convocatorias por medio de las diferentes modalidades y verificar los requisitos, es necesario definir y tener preparada la información requerida, que se va a exponer a continuación.

3. OFERTA

• La fecha y hora hasta que se reciba la propuesta: Si se presenta con minutos de retraso, no será tomada en cuenta.
• Deberán presentarse
• Documentos que verifiquen la capacidad para contratar del proponentes en sus aspectos jurídico, financiero, económico y técnico.
• Establecer cómo se va a desarrollar el proyecto en caso de que sea contratado, es decir, individual, por consorcios, uniones temporales y promesa sociedad futura.

Consorcios y uniones temporales:

Mecanismo para unir esfuerzos de 2 o más personas (naturales y jurídicas) se unen para presentar una sola propuesta en un proceso de selección.

Los consorcios y uniones temporales son iguales en concepto, excepto por la responsabilidad por omisiones en la propuesta o desarrollo del contrato, en el caso del consorcio será para todos los miembros del consorcio, en cambio en las uniones temporales se responderá de acuerdo con la participación en la ejecución de cada miembro de la unión.

Promesa de contrato de sociedad futura

Figura que permite a varios sujetos, ya sean personas naturales o jurídicas presentar la propuesta, y en el caso de resultar favorecidos con la adjudicación del proceso de selección, se comprometen a crear una sociedad con el fin de ejecutar el contrato.

4. PROPUESTAS

 

Propuesta técnica

En ella se especificará la capacidad que tiene el proponente para responder a las peticiones del pliego de la convocatoria. El no incluir o responder a cada una de las especificaciones del contrato se entenderá que no cumple con lo requerido y no podrá ser aprobado.

 

Propuesta económica

Debe tenerse en cuenta los costos asociados que pueden resultar, como impuestos, transporte, costos adicionales, entre otros, ya que el valor presentado obligará a su cumplimiento en las condiciones planteadas, sin que exista lugar a su corrección si falto algún componente no contemplado inicialmente.

 

5. EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN DE LA PROPUESTA

 

• Evalúan la propuesta: Después de entregadas las propuestas la entidad inicia la evaluación de las mismas teniendo en cuenta los pliegos de condiciones. Durante este periodo no se resuelven dudas, no son tenidos en cuenta documentos adicionales presentados.
• Verificación de requisitos habilitantes, "pasa no pasa": Lo primero que realiza la entidad contratante es entrar a revisar el cumplimiento de requisitos que conforman la capacidad del contratista, si bien estos documentos deben aportarse con la propuesta, se entiende que su cumplimiento es subsanable, es decir, se entiende que su cumplimiento es de forma y no de fondo, por eso la entidad solicitará posteriormente que se aporten en su debido momento, o podrán ser aportados antes de la adjudicación del contrato.
• Evaluación técnica de la propuesta: La entidad contratante verificará el cumplimiento de los requisitos mínimos técnicos de la propuesta. La ausencia de algún requisito de carácter técnico resultará en el rechazo de la oferta.
• Evaluación preliminar
• La entidad publicará en el SECOP el informe de evaluación. Los interesados podrán pronunciarse acerca de los aspectos que consideren y presentar sus respectivas observaciones con el objeto de que la entidad, si es del caso, subsane eventuales errores u omisiones.
• Es en la oportunidad de presentación de los informes de evaluación que los proponentes tendrán la posibilidad de verificar la evaluación realizada a los demás proponentes, y efectuar las observaciones que considere frente al cumplimiento de requisitos contemplados en el pliego de condiciones.
• Los proponentes que fueron rechazados de plano por no cumplir con el componente técnico, podrán igualmente presentar sus observaciones y presentar observaciones frente a las demás propuestas.
• Evaluación definitiva: Una vez analizadas las observaciones presentadas y subsanados los requisitos habilitantes (de ser el caso), por parte de los proponentes dentro del plazo establecido para ello, la entidad citará para definir el proceso de licitación pública en audiencia pública de adjudicación, que se realizará en el lugar y fecha establecida inicialmente en el pliego de condiciones.
• Adjudicación: La audiencia pública no es oportunidad para aclarar ni mejorar la propuesta, en ella la entidad pública da respuesta a todas las observaciones formuladas al informe de evaluación de propuestas y procede a adjudicar o declarar desierto el respectivo proceso de selección. (Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, 2013)

 

Nota: El proceso de contratación se le hace un seguimiento por medio de las interventorías para garantizar su desarrollo apropiado.

 

El proceso de contratación también podemos analizarlo desde la perspectiva de la entidad pública, sus etapas son:

 

ETAPAS DE UN PROCESO DE CONTRATACIÓN

 

¿Qué debe suceder para que haya un proceso de contratación?

 

1. Planeación: Cada entidad estatal se reúne y crea el “Plan Anual de Necesidades”, en este se evalúan los bienes, servicios, obras o proyectos que se necesitaran durante todo el año, teniendo en cuenta los recursos financieros, el recurso humano, sus resultados históricos, etc.
2. El coordinador del grupo de servicios administrativos (servidor público) envía un comunicado con un formulario de Colombia Compra Eficiente, la entidad estatal debe llenar dicho formulario con el Plan Anual de Necesidades.
3. Una vez el “Plan anual de necesidades” consolidado este aprobado, se llamará “Plan Anual de Adquisiciones” o “Plan de Compras”, este debe subirse a la plataforma de SECOP. En el SECOP se le realiza seguimiento para garantizar que las adquisiciones si se están ejecutando y hacer las modificaciones y ajustes necesarios.
4. En el proceso de contratación son necesarios los estudios previos, es el documento que describe lo que se necesita y la justificación de porqué se necesita, también deben encontrarse en la plataforma del SECOP y es el insumo fundamental para el pliego de condiciones.

SEMÁFORO DE ALERTAS DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

Fuente: Tomado de Machado, 2019. (Elaboración propia)

Los desvíos de los recursos por causas de la corrupción son frecuentes en las contrataciones públicas, en donde estas se dan por preferencias y beneficios personales entre las partes relacionadas y no mediante licitaciones equitativas, lo que genera incrementos en los presupuestos, que se destinan a la corrupción mediante alianzas (Machado, 2019).

¿CÓMO SE REGLAMENTA LA CONTRATACIÓN PÚBLICA?

• Ley 80 de 1993: Expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública
• Ley 1150 de 2007: Introduce medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos.
• Decreto 4881 de 2008: Por el cual se reglamenta la Ley 1150 de 2007 en relación con la verificación de las condiciones de los proponentes y su acreditación para el Registro Único de Proponente (PUR) a cargo de las Cámaras de Comercio.
• Decreto 1082 de 2015: Título 1. Contratación Estatal

VIDEO 

ENLACES

• Contratación pública, cinco pasos sencillos que le permitirán acceder a una gran oportunidad de negocio. Enlace
• Machado, M. (2019). CULTURA CONTABLE CIUDADANA. Formación de Alfabetizadores 3C / Departamento de Ciencias Contables Universidad de Antioquia-Grupo de Investigaciones y Consultorías Contables –GICCO-. (Cartilla en PDF)
• Modalidades de selección del contratista. Departamento Administrativo de la Función Pública. Enlace
• SECOP- El Sistema Electrónico para la Contratación Pública- www.contratos.gov.co o www.colombiacompra.gov.co, es el lugar virtual donde se puede consultar la información sobre los procesos de contratación estatal, el cual busca mejorar el acceso a la información para permitir la participación de la ciudadanía en general.